ATTUALITA' – Se un tempo era un’esigenza legata esclusivamente a fattori di ordine e comodità, negli ultimi periodi si è aggiunta anche la questione legalità che rende oggi l’archiviazione di documenti cartacei un’operazione delicata da eseguire nel migliore dei modi.
Siamo in piena epoca di trattamento dei dati personali, Gdpr, privacy, tematiche che toccano da vicino qualunque realtà operi a vario titolo nel mondo del lavoro e non soltanto in rete. La soluzione migliore per chi lavora in ufficio è sempre quella di far ricorso a strumenti tradizionali come raccoglitori ed archivi vari.
Il supporto multimediale può essere un valido alleato da affiancare all’archiviazione cartacea: ciò perché è sempre bene avere a disposizione i documenti in due modalità distinte, così che nel caso di deterioramento di uno dei due supporti resta sempre valido il secondo.
Torniamo allora al tema di partenza, ovvero come conservare documenti cartacei presso il proprio ufficio partendo dal presupposto che i documenti prodotti hanno spesso e volentieri una notevole importanza per finalità giuridiche o fiscali e di conseguenza non si può gettarli nel cestino, ma anzi andrebbero preservati e conservati al meglio.
Che si lavori a casa propria o che si abbia a disposizione uno spazio apposito come ufficio il consiglio è quello di far ricorso a raccoglitori per conservare al meglio i documenti. Ce ne sono di ogni genere, dai raccoglitori ad anelli morbidi, forse i più noti, alle cartelle o faldoni che possono essere utilizzate per consultazioni più frequenti dei documenti contenuti.
La parola d’ordine per preservare questi documenti e tenerli al meglio è criterio: onde evitare di ritrovarsi sommersi sotto cumuli di carta si deve cercare di organizzare il tutto in modo intelligente ottimizzando ogni fase del lavoro e dando vita ad una struttura efficiente, dove tornerà facile muoversi nel caso in cui si renda necessario l’accesso ad un documento cartaceo.
La vera sfida è rappresentata dal trovare uno spazio adatto all’interno del quale andare a stipare tutto il materiale raccolto ed archiviato. Un luogo unico, questo il consiglio da seguire, onde evitare di avere tutta la documentazione divisa in più punti e non riuscire poi a venirne a capo nel momento in cui ci sarà la necessità di ricercare un documento.