Procrastinare e accumulare lavoro è qualcosa in cui tutti ci siamo ritrovati, almeno una volta nella vita. Questa condizione scaturisce da una serie di fattori legati ad una cattiva gestione del tempo e si traduce in colli di bottiglia, stati di ansia e di frustrazione e, ovviamente, anche in risultati negativi sul piano lavorativo e relazionale.
Quando questa problematica colpisce ambulatori e studi medici gli effetti possono essere disastrosi perché ad esserne coinvolti non solo solamente i professionisti sanitari ma anche i loro pazienti e, quindi, la salute collettiva. Tuttavia spesso dimentichiamo che dietro un camice c’è pur sempre un essere umano con le sue preoccupazioni, i suoi ritmi di lavoro e i suoi acciacchi.
Certo è vero che da un medico o da un sanitario ci aspettiamo sempre un lavoro impeccabile ma è vero anche che è impossibile “brillare” ogni giorno, senza accusare stanchezza, stress e pressione lavorativa. Ebbene questo articolo è dedicato a chi esercita una professione sanitaria e sente il peso di un flusso di lavoro estenuante che, unito a problemi di gestione del tempo e di procrastinazione, causa accumuli e carichi sempre più difficili da smaltire.
Ne parleremo a partire da quella spiacevole sensazione di ansia e preoccupazione verso la lista delle cose da fare che ci rende nervosi e inconcludenti, un problema meglio conosciuto come effetto Zeigarnik. Questa definizione proviene dallo studio di una psicologa lituana che rilevò come la maggior parte delle persone tendano a dimenticare i compiti svolti e a tenere a mente solo quelli ancora da portare a termine.
Questo continuo pensiero verso la mole di cose che dobbiamo fare a lavoro diventa intrusivo e paralizzante ed è il motivo che, più tra tutti, causerebbe il blocco e la perdita di concentrazione tipica di chi vive uno stato di procrastinazione. Molto spesso sono proprio ansia, preoccupazioni e timori a impedirci di andare avanti nel lavoro e di portare a termine ciò che ci aspetta sulla temuta e odiata “to di list” del giorno.
In uno studio medico, ambulatorio o poliambulatorio sarebbe opportuno distinguere prima di tutto ciò che riguarda burocrazia e amministrazione da ciò che riguarda la salute dei pazienti. Il medico o il professionista sanitario dovrebbero concentrarsi soprattutto sull’ultimo aspetto anche se gli obblighi normativi prevedono una serie di compiti dai quali non possono tirarsi indietro.
Sicuramente adottare soluzioni semplificative per l’impianto burocratico e documentale è una buona idea perché riduce significativamente i carichi di lavoro, i ritardi e lo stress derivante da refertazione, archiviazione, fatturazione e così via. Ci riferiamo all’adozione di software gestionali e CRM pensati proprio per semplificare questo aspetto e lasciare il medico libero di svolgere il proprio lavoro.
Il secondo suggerimento è quello di non creare liste di urgenza ma di suddividere i compiti assegnando loro tempistiche ragionevoli per portarli a termine. Si tratta di una sorta di gestione a blocchi che prevede di destinare risorse adeguate in termini di energia, tempo e denaro ai compiti da portare avanti.
Il miglior modo per uscire da un blocco lavorativo non è quello di caricarsi di lavoro per recuperare i ritardi ma di tornare ad una gestione equilibrata un passo alla volta, senza caricarsi di compiti che non saremo in grado di portare a termine per poi ricadere nel senso di frustrazione. Un passo alla volta il ritardo accumulato verrà riassorbito e la nuova gestione del tempo consentirà di gestire tutti i compiti senza andare sotto stress.